H

A

R

E

K

E

T

L

İ

L

İ

K

B

A

Ş

L

A

M

A

D

A

N

YAPILMASI GEREKENLER

BİLGİ VE BELGELER

SORUMLU OLAN

KİŞİ/KURUM

a) Staj Kabul Belgesinin Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’ne teslim edilmesi

Staj Kabul Belgesi (Letter of Acceptance)

Öğrenci

b) Staj Anlaşmasının (Learning Agreement for Traineeships) TU  bölüm Koordinatörü ile

birlikte hazırlanması

Staj Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)

Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü

c) Staj Anlaşmasının karşı kuruma gönderilmesi (e-posta ve/veya posta)

Staj Anlaşması

Öğrenci, Karşı Kurum

d) Karşı kurum için gerekli ise dil belgesinin

temin edilmesi (Yabancı Diller Yüksekokulu’nun düzenlediği sınava girmiş olanlar için)

Dil Belgesi, e-posta ([email protected]) ile Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nden

talep edilir

Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

e) Staj Anlaşmasının karşı kurumdan alınması

İmzalı Staj Anlaşması

Öğrenci, Karşı Kurum

f) Yönetim Kurulu Kararının (YKK) çıkartılması (Öğrenci Görevlendirmesi) – Araştırma

Görevlilerinin hem personel hem öğrenci olarak

YKK çıkartması gerekmektedir

Staj Anlaşması, Dilekçe

Öğrenci, İlgili Akademik Birimi

g) Yeni pasaport çıkartacak öğrencilerin akademik birimlerinin öğrenci işlerinden “Öğrenci belgesi” alması

Dilekçe

Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri

h) Öğrenci işlerinden yeni tarihli transkript belgesi alınması

Dilekçe

Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri

ı) Hibe destek yazısının Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nden temin edilmesi

Hibe belgesi  e-posta ile Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nden talep edilir, e-posta ekinde Staj Kabul Belgesi

de yer almalıdır

Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

j) Vize başvurusunun yapılması

Vize için gerekli belgeler

Öğrenci

k) Seyahat  sigortası ve ayrıca ayakta ve yatarak tedaviyi kapsadığına dair hüküm içeren,

minimum 30.000 € teminatlı sağlık sigortasının

yapılması

Sigortalar için gerekli

belgeler, bazı sigortalar iki

sigortayı tek poliçede sunmaktadır

Öğrenci

l) Ferdi  Kaza ve Mesuliyet sigortalarının yapılması

Sigortalar için gerekli belgeler

Öğrenci

m) Garanti Bankası İstiklal Şubesi Vadesiz Euro hesabının açılması

Hesap açma için gerekli belgeler

Öğrenci

Y

A

P

I

L

A

C

A

K

L

A

R

n) PIC  numarası  varsa e-posta ile karşı kurumdan temin edilmesi

E-posta ile karşı kurumdan talep edilir

Öğrenci, Karşı Kurum

o) Belgeler tamamlandıktan sonra hibe sözleşmesi için Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nden randevu alınması

Hibe sözleşmesinin

yapılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden e- posta ile randevu alınır

Öğrenci

p) Gerekli tüm belgeler ile Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nde hibe sözleşmesinin imzalanması ve dosyasının açılması

Staj Kabul Belgesi, tüm tarafların imzalamış

olduğu Staj Anlaşması, Yönetim Kurulu Kararı, Transkript, Vize, Vadesiz Euro Hesabı, Seyahat, Sağlık, Ferdi Kaza ve

Mesuliyet Sigortaları

Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

r) OLS (Online Linguistic Support – Çevrimiçi Dil Desteği) sınav linkinin Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin e-posta

adresine gönderilmesi ve

OLS sınavı

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü, Öğrenci

s) Öğrencinin OLS sınavını tamamlaması ve sınav sonuç çıktısını Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’ne iletmesi

OLS sınav sonuç çıktısı

Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

t) Tüm belgelerin tamamlanması sonucunda öğrencinin sunmuş olduğu vadesiz Euro

hesabına hesaplanmış olan toplam hibenin

%80’nin yatırılması

-

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü

H

A

R

E

K

E

T

L

İ

L

İ

K

E

S

N

A

S

I

N

D

A

a) Hareketlilik sırasında karşı kurumun Staj

Anlaşmasının “During the Mobility” bölümünün doldurulması

Staj  Anlaşması “During the Mobility” bölümü

Öğrenci, Karşı Kurum

b) Hareketliliğin sonunda öğrencinin başarılı olduğunu ve kalış tarihlerini gösterir belgenin alınması

Katılım Belgesi (Confirmation of Stay)

Öğrenci, Karşı Kurum

c) Hareketlilik sonunda karşı kurumun Staj

Anlaşmasının “After the Mobility” bölümünü doldurması

Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü

Öğrenci, Karşı Kurum

H

A

R

E

K

E

T

L

İ

L

İ

K

S

O

N

R

A

S

I

a) Karşı kurum tarafından düzenlenmiş olan Staj Anlaşmasının “After the Mobility” kısmının TU bölüm  koordinatörü  tarafından imzalanması

Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü

Karşı Kurum, Öğrenci, TU Bölüm

Koordinatörü

b) Zorunlu staj yapan öğrencilerin Staj

Anlaşmasının bir kopyasını ilgili Öğrenci İşlerine İletmesi

Staj Anlaşması

Öğrenci

c) Zorunlu stajın transkripte işlenmesi

Staj Anlaşması

İlgili Akademik Birimin

Öğrenci İşleri

d) Gönüllü stajlar için Diploma Eki’nin çıkarılması

Staj Anlaşması

İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri

e) Otomatik olarak e-posta ile gelecek olan OLS final sınavının tamamlanması ve sonuç çıktısının alınması

OLS sınavı ve sınav sonuç çıktısı

Öğrenci

f) Avrupa Komisyonu tarafından öğrencinin e- posta adresine otomatik olarak gönderilecek “Erasmus+ Hareketliliği Değerlendirme

Anketi”nin doldurulması

Çevrimiçi AB anketi

Öğrenci

g) Erasmus+ değişim hareketliliğinin

tamamlanması ve dosyanın kapatılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü’nden e- posta ([email protected]) ile

randevu alınması

Öğrenci

h) Randevu tarih ve saatinde ilgili belgeler ile

Dış İlişkiler Koordinatörlüğünün ziyaret edilmesi

İlgili Belgeler:

Katılım Belgesi, Staj

Anlaşmasının son hali, pasaportun aslı ve giriş- çıkış sayfalarının

fotokopisi, OLS final sınav çıktısı

Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

ı) Öğrenci staj hareketliliğinde başarı sağladıysa öğrenciye arta kalan tutarın ödenmesi

Katılım Belgesi

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü

j) Öğrenci staj hareketliliğinde başarı

sağlamadıysa kalan hibe ödenmez, fazla ödeme yapıldı ise iade istenir

Katılım Belgesi

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü, Öğrenci

k) Öğrenci mezun ise Staj Sertifikasının Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından

düzenlenmesi

Staj Anlaşması

Dış İlişkiler

Koordinatörlüğü