Değerli Erasmus Öğrencilerimiz, Bir kısmınız Avrupa’nın çeşitli ülkelerinde yürüttüğü eğitimini bitirip döndü, bir kısmınız ise hala orada. Ama bir şekilde hepinizin “dönüş prosedürleri”ni bilmesi gerekiyor.  Aşağıda elinizde olması gereken belgeler ve yapmanız gereken işlemler sıralanmıştır:  

• Karşı üniversiteden size verilecek “katılım sertifikası” (Confirmation Letter).

         Her üniversitenin yazısı farklı olacaktır ama yazıda genel olarak sizin hangi tarihler arasında (mutlaka gün/ay/yıl olarak), nerede ve ne eğitimi aldığınız yazılı olacak. Bazı katılım sertifikaları aldığınız notları da belirtebilir. Gittiğiniz okul size bu belgeyi vermiyorsa isteyin, web sayfamızda örnek bir Katılım Sertifikası bulabilirsiniz. Bu belge sadece örnektir.

 

 Ayrıca yeni versiyon learning agreement da ilgili kısım da hem confirmation hem de transcript belgesi de yer alacaktır. Sadece bu yıl için ayrı evrak veren okullar olması halinde bu aşamaları hatırlatıyorum.

 

• Karşı üniversiteden size verilecek “transkript belgesi”.

        Orada hangi dersleri aldığınız, kaç kredi olduğu ve notunuz yazılı olacak, imzalı mühürlü belge olacak. Yurtdışında geçirdiğiniz akademik dönem sadece bu transkript belgesinde olacağı için bu belgeyi almanız çok önemlidir.

 

• Öğrenim Anlaşması “Learning Agreement”;

Transkript belgesindeki dersler ile uyumlu bir öğrenim anlaşması getirmelisiniz. İmza-mühür kısımları tam ve okunaklı olmak koşuluyla; tek nüsha ve fotokopi olan evrak kabul edilir.

 

Bu işlemi oradayken yapmak oldukça kolay bu yüzden dönmeden önce bu işlemlerle ilgileniniz, döndükten sonra uzaktan, e-mail ile bunu takip etmek çok zor olmaktadır.

  

• Avrupa Komisyonuna gönderilecek olan ve daha sonra sizlere link olarak gönderilecek olan çevrimiçi anket. Bu anket zamanında ve tam olarak doldurulmadığı takdirde %20 verilmeyecek, hatta verilen hibenin tamamı geri alınacaktır.

 

• Web sayfamızda öğrenim hareketliliği doküman ve formlar kısmında örneği bulunan “Ek Bilgi Formu”.

           

• Web sayfamızda örneği verilen “Bölüm Onay Yazısı” (dönen öğrenciler için).

         Bu dilekçeye Katılım sertifikanızın, Transkriptinizin ve artik son halini almış olan ve her iki okul tarafından imzalanmış olan Öğrenim Anlaşmasının (Learning Agreement) birer fotokopisini ekleyin vebölüm/enstitü sekreterliğinize verin. Bu yazı ile yurtdışındaki üniversiteden aldığınız derslerin kabul edilmesini ve bu derslerin burada almış olmanız gereken derslerin yerine saydırılmasını isteyeceksiniz. Dilekçenizin kararının bir nüshası bölümünüz sekreterliği tarafından Öğrenci İşlerine gönderilecek ve dosyanıza konulacak.

 

• Bu yazıları mümkün olduğunca elden almaya calisin. Postada oluşacak gecikmeler sizin işlemlerinizin tamamlanamamasına, 2. donem kaydınızı yapamamanıza ve kalan hibenizi alamamanıza yol acar.

 

• Yanınızda bu yazılar olsa da olmasa da, dönüşünüzü ÖNCE Erasmus Bölüm Koordinatörünüze daha sonra da Erasmus Ofise mutlaka bildirin (şahsen)

 

• Katılım sertifikanızın, Öğrenim Anlaşmanızın ve Transkriptinizin birer fotokopisini mutlaka Dışilişkiler Bürosuna bırakın.

 

• Bu prosedür mezuniyet durumundaki öğrenciler için de geçerli olup, dersleri öğrenci işleri kayıtlarına girer girmez mezuniyet işlemlerinize başlanacaktır.

 Ayrıca;  

• Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin de ders almadıkları halde ECTS kredisi alması ve not belirtmesi gerekmektedir.

Kural olarak Erasmus bursu ECTS karşılığında verilir ve bu kuralın da istisnası yoktur. Siz klasik sınıf-ders-sınav prosedürüne girmemiş olsanız bile yaptığınız araştırma, verdiğiniz seminer veya danışmanınıza yaptığınız asistanlık karşılığında ECTS alabilir ve Transcript of Records’da bunu gösterebilirsiniz. Katılım belgesinin yanında Learning Agreement ve Transcript of Records mutlaka almanız gereken iki belgedir.  

Özetle: 

Erasmus Ofisteki dosyanızda olması gereken belgeler:

1. Confirmation Letter (karşı kurumdan)
2. Transcript of Records (karşı kurumdan)
3. Learning Agreement (karşı kurumdan)
4. Çevrimiçi Anket
5. Çevrimiçi Dil Sınavı
6. Ek Bilgi Formu 
7. Bölüm Onay Yazısı (siz dolduracak ve fotokopi olan ekleriyle birlikte bölümünüze vereceksiniz)
8. Pasaport