ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMASI
Toros Üniversitesi Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından yayınlanan Erasmus+ Staj hareketliliği listesi asil adayları tarafından takip edilmesi gereken iş akış şeması aşağıdaki gibidir:
H A R E K E T L İ L İ K
B A Ş L A M A D A N |
YAPILMASI GEREKENLER |
BİLGİ VE BELGELER |
SORUMLU OLAN KİŞİ/KURUM |
a) Staj Kabul Belgesinin Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’ne teslim edilmesi |
Staj Kabul Belgesi (Letter of Acceptance) |
Öğrenci |
|
b) Staj Anlaşmasının (Learning Agreement for Traineeships) TU bölüm Koordinatörü ile birlikte hazırlanması |
Staj Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) |
Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü |
|
c) Staj Anlaşmasının karşı kuruma gönderilmesi (e-posta ve/veya posta) |
Staj Anlaşması |
Öğrenci, Karşı Kurum |
|
d) Karşı kurum için gerekli ise dil belgesinin temin edilmesi (Yabancı Diller Yüksekokulu’nun düzenlediği sınava girmiş olanlar için) |
Dil Belgesi, e-posta ([email protected]) ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden talep edilir |
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
e) Staj Anlaşmasının karşı kurumdan alınması |
İmzalı Staj Anlaşması |
Öğrenci, Karşı Kurum |
|
f) Yönetim Kurulu Kararının (YKK) çıkartılması (Öğrenci Görevlendirmesi) – Araştırma Görevlilerinin hem personel hem öğrenci olarak YKK çıkartması gerekmektedir |
Staj Anlaşması, Dilekçe |
Öğrenci, İlgili Akademik Birimi |
|
g) Yeni pasaport çıkartacak öğrencilerin akademik birimlerinin öğrenci işlerinden “Öğrenci belgesi” alması |
Dilekçe |
Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri |
|
h) Öğrenci işlerinden yeni tarihli transkript belgesi alınması |
Dilekçe |
Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri |
|
ı) Hibe destek yazısının Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden temin edilmesi |
Hibe belgesi e-posta ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden talep edilir, e-posta ekinde Staj Kabul Belgesi de yer almalıdır |
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
j) Vize başvurusunun yapılması |
Vize için gerekli belgeler |
Öğrenci |
|
k) Seyahat sigortası ve ayrıca ayakta ve yatarak tedaviyi kapsadığına dair hüküm içeren, minimum 30.000 € teminatlı sağlık sigortasının yapılması |
Sigortalar için gerekli belgeler, bazı sigortalar iki sigortayı tek poliçede sunmaktadır |
Öğrenci |
|
l) Ferdi Kaza ve Mesuliyet sigortalarının yapılması |
Sigortalar için gerekli belgeler |
Öğrenci |
|
m) Garanti Bankası İstiklal Şubesi Vadesiz Euro hesabının açılması |
Hesap açma için gerekli belgeler |
Öğrenci |
Y A P I L A C A K L A R |
n) PIC numarası varsa e-posta ile karşı kurumdan temin edilmesi |
E-posta ile karşı kurumdan talep edilir |
Öğrenci, Karşı Kurum |
o) Belgeler tamamlandıktan sonra hibe sözleşmesi için Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden randevu alınması |
Hibe sözleşmesinin yapılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden e- posta ile randevu alınır |
Öğrenci |
|
p) Gerekli tüm belgeler ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nde hibe sözleşmesinin imzalanması ve dosyasının açılması |
Staj Kabul Belgesi, tüm tarafların imzalamış olduğu Staj Anlaşması, Yönetim Kurulu Kararı, Transkript, Vize, Vadesiz Euro Hesabı, Seyahat, Sağlık, Ferdi Kaza ve Mesuliyet Sigortaları |
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
r) OLS (Online Linguistic Support – Çevrimiçi Dil Desteği) sınav linkinin Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin e-posta adresine gönderilmesi ve |
OLS sınavı |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü, Öğrenci |
|
s) Öğrencinin OLS sınavını tamamlaması ve sınav sonuç çıktısını Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’ne iletmesi |
OLS sınav sonuç çıktısı |
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
t) Tüm belgelerin tamamlanması sonucunda öğrencinin sunmuş olduğu vadesiz Euro hesabına hesaplanmış olan toplam hibenin %80’nin yatırılması |
- |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
|
|||
H A R E K E T L İ L İ K
E S N A S I N D A |
a) Hareketlilik sırasında karşı kurumun Staj Anlaşmasının “During the Mobility” bölümünün doldurulması |
Staj Anlaşması “During the Mobility” bölümü |
Öğrenci, Karşı Kurum |
b) Hareketliliğin sonunda öğrencinin başarılı olduğunu ve kalış tarihlerini gösterir belgenin alınması |
Katılım Belgesi (Confirmation of Stay) |
Öğrenci, Karşı Kurum |
|
c) Hareketlilik sonunda karşı kurumun Staj Anlaşmasının “After the Mobility” bölümünü doldurması |
Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü |
Öğrenci, Karşı Kurum |
H A R E K E T L İ L İ K
S O N R A S I |
a) Karşı kurum tarafından düzenlenmiş olan Staj Anlaşmasının “After the Mobility” kısmının TU bölüm koordinatörü tarafından imzalanması |
Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü |
Karşı Kurum, Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü |
b) Zorunlu staj yapan öğrencilerin Staj Anlaşmasının bir kopyasını ilgili Öğrenci İşlerine İletmesi |
Staj Anlaşması |
Öğrenci |
|
c) Zorunlu stajın transkripte işlenmesi |
Staj Anlaşması |
İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri |
|
d) Gönüllü stajlar için Diploma Eki’nin çıkarılması |
Staj Anlaşması |
İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri |
|
e) Otomatik olarak e-posta ile gelecek olan OLS final sınavının tamamlanması ve sonuç çıktısının alınması |
OLS sınavı ve sınav sonuç çıktısı |
Öğrenci |
|
f) Avrupa Komisyonu tarafından öğrencinin e- posta adresine otomatik olarak gönderilecek “Erasmus+ Hareketliliği Değerlendirme Anketi”nin doldurulması |
Çevrimiçi AB anketi |
Öğrenci |
|
g) Erasmus+ değişim hareketliliğinin tamamlanması ve dosyanın kapatılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden e- posta ([email protected]) ile randevu alınması |
Öğrenci |
|
h) Randevu tarih ve saatinde ilgili belgeler ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünün ziyaret edilmesi |
İlgili Belgeler: Katılım Belgesi, Staj Anlaşmasının son hali, pasaportun aslı ve giriş- çıkış sayfalarının fotokopisi, OLS final sınav çıktısı |
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
ı) Öğrenci staj hareketliliğinde başarı sağladıysa öğrenciye arta kalan tutarın ödenmesi |
Katılım Belgesi |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |
|
j) Öğrenci staj hareketliliğinde başarı sağlamadıysa kalan hibe ödenmez, fazla ödeme yapıldı ise iade istenir |
Katılım Belgesi |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü, Öğrenci |
|
k) Öğrenci mezun ise Staj Sertifikasının Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından düzenlenmesi |
Staj Anlaşması |
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü |