Toros Üniversitesi Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından yayınlanan Erasmus+ Staj hareketliliği listesi asil adayları tarafından takip edilmesi gereken iş akış şeması aşağıdaki gibidir:
HAREKETLİLİKBAŞLAMADAN
YAPILMASI GEREKENLER
BİLGİ VE BELGELER
SORUMLU OLANKİŞİ/KURUM
a) Staj Kabul Belgesinin Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’ne teslim edilmesi
Staj Kabul Belgesi (Letter of Acceptance)
Öğrenci
b) Staj Anlaşmasının (Learning Agreement for Traineeships) TU bölüm Koordinatörü ilebirlikte hazırlanması
Staj Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)
Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü
c) Staj Anlaşmasının karşı kuruma gönderilmesi (e-posta ve/veya posta)
Staj Anlaşması
Öğrenci, Karşı Kurum
d) Karşı kurum için gerekli ise dil belgesinintemin edilmesi (Yabancı Diller Yüksekokulu’nun düzenlediği sınava girmiş olanlar için)
Dil Belgesi, e-posta ([email protected]) ile Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’ndentalep edilir
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
e) Staj Anlaşmasının karşı kurumdan alınması
İmzalı Staj Anlaşması
Öğrenci, Karşı Kurum
f) Yönetim Kurulu Kararının (YKK) çıkartılması (Öğrenci Görevlendirmesi) – AraştırmaGörevlilerinin hem personel hem öğrenci olarakYKK çıkartması gerekmektedir
Staj Anlaşması, Dilekçe
Öğrenci, İlgili Akademik Birimi
g) Yeni pasaport çıkartacak öğrencilerin akademik birimlerinin öğrenci işlerinden “Öğrenci belgesi” alması
Dilekçe
Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri
h) Öğrenci işlerinden yeni tarihli transkript belgesi alınması
Dilekçe
Öğrenci, İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri
ı) Hibe destek yazısının Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’nden temin edilmesi
Hibe belgesi e-posta ile Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’nden talep edilir, e-posta ekinde Staj Kabul Belgeside yer almalıdır
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
j) Vize başvurusunun yapılması
Vize için gerekli belgeler
Öğrenci
k) Seyahat sigortası ve ayrıca ayakta ve yatarak tedaviyi kapsadığına dair hüküm içeren,minimum 30.000 € teminatlı sağlık sigortasınınyapılması
Sigortalar için gereklibelgeler, bazı sigortalar ikisigortayı tek poliçede sunmaktadır
Öğrenci
l) Ferdi Kaza ve Mesuliyet sigortalarının yapılması
Sigortalar için gerekli belgeler
Öğrenci
m) Garanti Bankası İstiklal Şubesi Vadesiz Euro hesabının açılması
Hesap açma için gerekli belgeler
Öğrenci
YAPILACAKLAR
n) PIC numarası varsa e-posta ile karşı kurumdan temin edilmesi
E-posta ile karşı kurumdan talep edilir
Öğrenci, Karşı Kurum
o) Belgeler tamamlandıktan sonra hibe sözleşmesi için Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’nden randevu alınması
Hibe sözleşmesininyapılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’nden e- posta ile randevu alınır
Öğrenci
p) Gerekli tüm belgeler ile Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’nde hibe sözleşmesinin imzalanması ve dosyasının açılması
Staj Kabul Belgesi, tüm tarafların imzalamışolduğu Staj Anlaşması, Yönetim Kurulu Kararı, Transkript, Vize, Vadesiz Euro Hesabı, Seyahat, Sağlık, Ferdi Kaza veMesuliyet Sigortaları
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
r) OLS (Online Linguistic Support – Çevrimiçi Dil Desteği) sınav linkinin Dış İlişkilerKoordinatörlüğü tarafından öğrencinin e-postaadresine gönderilmesi ve
OLS sınavı
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü, Öğrenci
s) Öğrencinin OLS sınavını tamamlaması ve sınav sonuç çıktısını Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’ne iletmesi
OLS sınav sonuç çıktısı
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
t) Tüm belgelerin tamamlanması sonucunda öğrencinin sunmuş olduğu vadesiz Eurohesabına hesaplanmış olan toplam hibenin%80’nin yatırılması
–
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü
HAREKETLİLİKESNASINDA
a) Hareketlilik sırasında karşı kurumun StajAnlaşmasının “During the Mobility” bölümünün doldurulması
Staj Anlaşması “During the Mobility” bölümü
Öğrenci, Karşı Kurum
b) Hareketliliğin sonunda öğrencinin başarılı olduğunu ve kalış tarihlerini gösterir belgenin alınması
Katılım Belgesi (Confirmation of Stay)
Öğrenci, Karşı Kurum
c) Hareketlilik sonunda karşı kurumun StajAnlaşmasının “After the Mobility” bölümünü doldurması
Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü
Öğrenci, Karşı Kurum
HAREKETLİLİKSONRASI
a) Karşı kurum tarafından düzenlenmiş olan Staj Anlaşmasının “After the Mobility” kısmının TU bölüm koordinatörü tarafından imzalanması
Staj Anlaşması “After the Mobility” bölümü
Karşı Kurum, Öğrenci, TU BölümKoordinatörü
b) Zorunlu staj yapan öğrencilerin StajAnlaşmasının bir kopyasını ilgili Öğrenci İşlerine İletmesi
Staj Anlaşması
Öğrenci
c) Zorunlu stajın transkripte işlenmesi
Staj Anlaşması
İlgili Akademik BiriminÖğrenci İşleri
d) Gönüllü stajlar için Diploma Eki’nin çıkarılması
Staj Anlaşması
İlgili Akademik Birimin Öğrenci İşleri
e) Otomatik olarak e-posta ile gelecek olan OLS final sınavının tamamlanması ve sonuç çıktısının alınması
OLS sınavı ve sınav sonuç çıktısı
Öğrenci
f) Avrupa Komisyonu tarafından öğrencinin e- posta adresine otomatik olarak gönderilecek “Erasmus+ Hareketliliği DeğerlendirmeAnketi”nin doldurulması
Çevrimiçi AB anketi
Öğrenci
g) Erasmus+ değişim hareketliliğinintamamlanması ve dosyanın kapatılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü’nden e- posta ([email protected]) ilerandevu alınması
Öğrenci
h) Randevu tarih ve saatinde ilgili belgeler ileDış İlişkiler Koordinatörlüğünün ziyaret edilmesi
İlgili Belgeler:Katılım Belgesi, StajAnlaşmasının son hali, pasaportun aslı ve giriş- çıkış sayfalarınınfotokopisi, OLS final sınav çıktısı
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
ı) Öğrenci staj hareketliliğinde başarı sağladıysa öğrenciye arta kalan tutarın ödenmesi
Katılım Belgesi
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü
j) Öğrenci staj hareketliliğinde başarısağlamadıysa kalan hibe ödenmez, fazla ödeme yapıldı ise iade istenir
Katılım Belgesi
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü, Öğrenci
k) Öğrenci mezun ise Staj Sertifikasının Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafındandüzenlenmesi
