ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ GİDEN ÖĞRENCİ İŞ AKIŞ ŞEMASI
Toros Üniversitesi Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından yayınlanan Erasmus+ hareketliliği listesi asil adayları tarafından takip edilmesi gereken iş akış şeması aşağıdaki gibidir:
HAREKETLİLİKBAŞLAMADANYAPILACA
YAPILMASI GEREKENLER
BİLGİ VE BELGELER
SORUMLU OLANKİŞİ/KURUM
a) Öğrencinin bölüm koordinatörü ile randevu alarak iletişime geçmesi, değişime gideceği kurumda alabileceği dersleri gözden geçirmesi
Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü
b) Erasmus+ Değişim Hareketliliğinin gerçekleştirilecek Üniversiteye öğrencinin bilgilerinin iletilmesi (aday gösterilme – nominasyon)
Öğrencinin eposta, bölüm, sınıf, not ortalaması, dil puanı ve doğum tarihi gibi bilgilerinin karşı kuruma e-posta ile iletilmesi
TU Dış İlişkiler Koordinatörü
c) Yerleşilen Üniversitenin başvuru evraklarının, müfredat programının, ders içeriklerinin, son başvuru tarihlerinin öğrenilmesi
Karşı Kurum ilgili web sayfası
Öğrenci
d) Başvuru için gereken belgelerin zamanında ve üniversitenin istediği şekilde hazırlanması
Gerekli belgelerin karşı kurum web sayfasından öğrenilmesi
Öğrenci
e) Öğrenim Anlaşmasının (Learning Agreement) ders eşdeğerlikleri göz önüne alınarak öğrenci ile birlikte hazırlanması
Öğrenim Anlaşması
Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü
f) Öğrenim Anlaşması ve başvuru için gerekli belgeler ile birlikte karşı kuruma gönderilmesi (e-posta ve/veya posta)
Gerekli belgeler – öğrenim anlaşması
Öğrenci
g) Karşı kurum istiyor ise Dil Belgesinin temin edilmesi (Yabancı Diller Yüksekokulunun düzenlediği sınava girmiş olanlar için)
Dil Belgesi e-posta ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden talep edilir
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
h) Kabul Belgesinin (Letter of Acceptance) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşmasının değişime gidilecek kurum tarafından gönderilmesini beklemek
İmzalı Öğrenim Anlaşması, Kabul Belgesi
Öğrenci, Karşı Kurum Koordinatörlüğü
i) Yönetim Kurulu Kararının çıkartılması (Öğrenci Görevlendirmesi ve İntibak Raporu) – Araştırma Görevlilerinin hem personel hem öğrenci olarak YKK çıkartması gerekmektedir.
Öğrenim Anlaşması, Dilekçe
Öğrenci, İlgili Akademik Birimi, Öğrenci İşleri
j) Öğrenci işlerinden yeni tarihli Transkript Belgesi alınması
Öğrenci, Öğrenci İşleri
k) Hibe destek yazısının Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden temin edilmesi
Hibe belgesi e-posta ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden talep edilir, e-posta ekinde Kabul Belgesi (Letter of Acceptance) de yer almalıdır.
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
l) Vize başvurusunun yapılması
Vize için gerekli belgeler (İlgili Konsolosluk veya Büyükelçilikten bilgi alınması)
Öğrenci
KLAR
m) Seyahat Sigortası ve ayrıca ayakta ve yatarak tedaviyi kapsayan, minimum 30.000 € teminatlı Sağlık Sigortasının yapılması
Sigortalar için gerekli belgeler, bazı sigortalar iki sigortayı tek poliçede sunmaktadır
Öğrenci
n) Garanti Bankası İstiklal Şubesi Vadesiz Euro hesabının açılması
Hesap açma için gerekli belgeler
Öğrenci
o) Tüm belgeler tamamlandıktan sonra hibe sözleşmesi için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması
Hibe sözleşmesinin yapılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden eposta ile randevu alınması ([email protected])
Öğrenci
p) Gerekli tüm belgeler ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünde hibe sözleşmesinin imzalanması ve dosyasının açılması
Belgeler:Karşı kurum davet mektubu, tüm tarafların imzalamış olduğu Öğrenim Anlaşması, Yönetim Kurulu Kararı, Transkript, Vize, Vadesiz Euro Hesabı, Sağlık Seyahat Sigortası ve OLS gidiş sınav sonucu çıktısı
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
r) OLS (Online Language Support – Çevrimiçi Dil Desteği) sınav linki öğrenciye gönderilir ve öğrenci sınavı tamamladıktan sonra dosyasına eklenmek üzere sınav sonucunu Dış İlişkilere e- posta ile iletir.
OLS sınavına ilişkin bilgi Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin e- posta adresine gönderilmektedir
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü, Öğrenci
s) Tüm belgelerin tamamlanması sonucunda öğrencinin sunmuş olduğu vadesiz Euro hesabına hesaplanmış olan toplam hibenin %80’inin yatırılması
–
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
t) Öğrencinin, kendi akademik birimi Öğrenci İşleri’ne danışarak kayıt döneminde kayıt yaptırmasının gerekli olup olmadığınınöğrenilmesi
–
Öğrenci
HAREKETLİLİK
a) Öğrenim Anlaşmasında herhangi bir ders değişikliği söz konusu ise “During Mobility” kısmının doldurularak karşı kurumdaki ilgili kişi ve TU’daki bölüm koordinatörü ve bölüm başkanı tarafından 1 ay içerisinde imzalanması
Öğrenim Anlaşması “During Mobility” bölümü
Öğrenci, Karşı Kurum, TU Bölüm Koordinatörü
b) Ders değişikliği olmuş ise Yeni Yönetim Kurulu Kararının çıkartılması
Öğrenim Anlaşmasının imzalanmış “During Mobility” bölümü ile birlikte iletilmesi
Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü İlgili Akademik Birim
ESNASINDA
c) Hareketliliğin sonunda karşı kurumdan kalış tarihlerini gösterir belgenin (Confirmation of Stay) alınması
“Confirmation of Arrive”
Öğrenci, Karşı Kurum
HAREKETLİLİKSONRASI
a) Karşı kurumdan Transkript belgesinin temin edilmesi
Orijinal veya taranarak e- posta ile iletilmiş transkript
Öğrenci, Karşı Kurum
b) Karşı kurum tarafından düzenlenmiş olan Öğrenim Anlaşmasının “After Mobility” kısmının TU’daki Bölüm Koordinatörü tarafından imzalanması (öğrenciye Transkript sunulduğu takdirde zorunlu değildir)
Öğrenim Anlaşması “After Mobility” bölümü
Karşı Kurum, Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü
c) Transkriptin bir nüshasının öğrenci tarafından kendi Öğrenci İşlerine iletilmesi
Transkript
Öğrenci
d) Not dönüşümü vb. işlemlerin ilgili Öğrenci İşleri tarafından yapılması
Transkript, Öğrenim Anlaşması
Öğrenci İşleri
e) Otomatik olarak e-posta ile gelecek olan OLS final sınavının tamamlanması
Online OLS sınavı
Öğrenci
f) Avrupa Komisyonu tarafından öğrencinin e-posta adresine otomatik olarak gönderilecek “Çevrimiçi AB Anketi”nin doldurulması
Online Anket
Öğrenci
g) Erasmus+ değişim hareketliliğinin tamamlanması ve dosyanın kapatılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması
Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden e-posta ile randevu alınması ([email protected])
Öğrenci
h) Randevu tarih ve saatinde ilgili belgeler ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünün ziyaret edilmesi
İlgili Belgeler: Confirmation of Stay, Öğrenim Anlaşmasının son hali (After Mobility), transkript, öğrenim anlaşmasında değişiklik olmuş ise During Mobility ve yeni Yönetim Kurulu Kararı, pasaportun aslı ve ülke giriş-çıkış sayfalarının fotokopisi, OLS dönüş sınavı sonuç çıktısı
Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü
i) Öğrenci derslerinden en az 2/3 başarı sağladıysa ve dönüş belgelerini eksiksiz teslim ettiyse öğrenciye arta kalan tutar ödenir.
Dış İlişkilerKoordinatörlüğü
j) Öğrenci derslerinden en az 2/3 başarı sağlamadıysa kalan hibe ödenmez, fazla ödeme yapıldı ise iade istenir.
